Met deze functionaliteit kun je bepalen welke workflowacties beschikbaar zijn voor een webformulier en hoe deze aan de gebruiker worden voorgesteld.

In plaats van een status te selecteren uit een keuzelijst en daarna op Opslaan te klikken, kan een gebruiker rechtstreeks een actie uitvoeren via duidelijke knoppen, zoals:

• In behandeling nemen
• Goedkeuren
• Afkeuren

Wanneer een gebruiker op zo'n knop klikt, worden de wijzigingen opgeslagen én wordt de workflowstatus onmiddellijk aangepast.

Dit zorgt voor een eenvoudiger en duidelijker werkproces, zeker wanneer meerdere medewerkers aanvragen verwerken.

Hoe werkt het?

De functionaliteit bestaat uit twee onderdelen:

1. het definiëren van workflowovergangen;
2. het tonen van actieknoppen tijdens de verwerking van een inzending.

1. Workflowovergangen definiëren

In de workflowconfiguratie van een webformulier kan de webbeheerder bepalen welke overgangen mogelijk zijn tussen verschillende statussen.

Voor iedere overgang geef je op:

• een label;
• vanuit welke status(sen) de overgang mogelijk is;
• naar welke status de inzending wordt verplaatst.

Voorbeeld

Op deze manier bepaal je exact welke stappen gebruikers kunnen uitvoeren.

2. Actieknoppen tonen

Je kunt ervoor kiezen om de workflowovergangen als duidelijke knoppen weer te geven op het scherm waar een inzending wordt bewerkt.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, ziet de gebruiker enkel de acties die op dat moment mogelijk zijn.

Voorbeeld

Een inzending bevindt zich in de status Nieuw.

De gebruiker krijgt enkel de knoppen:

• In behandeling nemen
• Afkeuren

Na het aanklikken van In behandeling nemen:

• worden alle wijzigingen opgeslagen;
• verandert de status automatisch naar In behandeling.

Daarna verschijnen bijvoorbeeld enkel nog:

• Goedkeuren
• Afkeuren

Zo wordt de gebruiker automatisch door de juiste workflow geleid.

Opslaan-knop tonen of verbergen

De webbeheerder kan kiezen hoe gebruikers werken.

Optie 1: Klassieke werking

De knop Opslaan blijft zichtbaar.

Gebruikers slaan wijzigingen eerst op en wijzigen daarna eventueel de status.

Optie 2: Werken met actieknoppen

De knop Opslaan wordt verborgen.

Gebruikers werken uitsluitend met de workflowknoppen.

Elke knop:

• slaat de wijzigingen op;
• voert onmiddellijk de gekozen workflowactie uit.

Dit voorkomt dat gebruikers vergeten eerst op te slaan of een verkeerde status selecteren.

Beschikbare statussen beperken

Wanneer workflowovergangen zijn ingesteld, kunnen gebruikers enkel nog kiezen uit de statussen die volgens de workflow zijn toegestaan.

Daardoor is het niet mogelijk om een inzending rechtstreeks naar een willekeurige status te verplaatsen.

Dit helpt om een gecontroleerd en consistent proces te volgen.

Wanneer er geen workflowovergangen zijn ingesteld, blijft de workflow werken zoals voorheen en kunnen alle beschikbare statussen gekozen worden.