E-mails versturen via het formulier

Om een e-mail toe te voegen aan het formulier, ga je naar het tabblad “Email/Handlers”. Je komt terecht in het overzicht van alle reeds ingestelde e-mails en handlers.
Je kan zoveel e-mails instellen per formulier als nodig/gewenst.

Om een e-mail toe te voegen, kies je voor de knop “E-mail toevoegen”.

Je komt vervolgens in het scherm terecht waar je de e-mail kan instellen.

De titel is enkel voor intern gebruik, zodat je zelf weet welke mail je hier hebt ingesteld. De bezoeker zal dit niet zien.

Het onderdeel “Verstuur naar” bepaalt naar waar de e-mail zal verstuurd worden. Je kan hier kiezen voor verschillende opties:

• Een aangepast label: hier kan je zelf intypen naar welk mailadres moet gestuurd worden.

• Site mail: het standaard e-mailadres van de website.

• Op basis van een veld uit het formulier (bijvoorbeeld bij multiple choice)

  • Per optie kan je dan naar een of meerdere mailadressen laten versturen.

  • Je kan hier ook bvb. het e-mailveld uit je formulier kiezen.

Per e-mail kan je ook een cc en bcc mailadres instellen met dezelfde eigenschappen als hierboven beschreven.

Het onderdeel “Verzonden van” bepaalt wie de afzender van het bericht is. 

• Op problemen met SPAM te voorkomen laat je het “Van E-mail” adres altijd op “site:mail” of op een adres binnen jouw organisatie staan

• Als naam van de afzender kan je zelf een naam ingeven, de naam van de site gebruiken of een waarde ingevuld in het formulier kiezen. 

• Bij het “Antwoord op e-mail” veld, vul je in naar welk e-mailadres een antwoord op de mail moet gestuurd worden. 

  • Indien je mailt naar een persoon of dienst binnen jouw organisatie, plaats je hier best het e-mailadres dat de bezoeker heeft ingevuld in het formulier. 

  • Indien je mailt naar de bezoeker, plaats je hier best het mailadres van jouw dienst.

• Het “Return path” stelt in naar waar teruggestuurde berichten mogen gestuurd worden. Volg hier dezelfde logica als hierboven bij het “Antwoord op e-mail” veld.

Vervolgens kan je het bericht dat verzonden wordt instellen. Je kan hier kiezen om het onderwerp van de e-mail in te stellen (automatisch, zelf ingeven via een aangepast label of op basis van een waarde die ingevuld is in het formulier). 

Ook de inhoud van het bericht kan hier ingesteld worden:

• Standaard: De standaard tekst verschijnt in de e-mail. 

• Eigen body: Je kan zelf tekst intypen.

  • Om alle ingevulde velden op te roepen kan je de token [webform_submission:values] gebruiken in jouw tekst

  • Om de waarde van een specifiek veld op te roepen kan je de token als volgt opbouwen: [webform_submission:values:naamvandeveldengroep:sleutelvanhetveld]. De sleutel van het veld kan je steeds terugvinden per veld bij het formulier of in de tabel met “opgenomen e-mailwaarden”.

  • Je kan de beschikbare tokens ook bekijken via “Blader door beschikbare tokens”.

• Enkel 1 waarde die ingevuld is in het formulier.

De tabel “opgenomen e-mailwaarden” geeft aan welke velden opgenomen zijn in de token [webform_submission:values] (indien gebruikt). Je kan hier ook de sleutels per veld terugvinden. Onder de tabel kan je er ook voor kiezen om lege elementen en niet-geselecteerde selectievakjes uit te sluiten van de e-mail tokens.

Indien je uploadvelden aan je formulier hebt toegevoegd, kan je deze ook laten toevoegen als bijlage aan de e-mail die verzonden wordt, via het vinkje onder “Bijlagen”.

Sla tot slot jouw e-mail op. Je kan zoveel e-mails aanmaken als je zelf wil door de bovenstaande stappen te herhalen.