Meerdere personen laten reserveren per tijdslot

Met de module Webform - Reservations and bookings kan je bezoekers online een reservatie laten maken voor een bepaald tijdslot.

Standaard kan een bezoeker één reservatie per tijdslot maken. Je kan de module echter zo instellen dat bezoekers meerdere personen binnen één reservatie kunnen inschrijven. Zo kan iemand bijvoorbeeld in één keer voor 4 personen reserveren, zonder dat daarvoor 4 afzonderlijke reservaties nodig zijn.

In deze handleiding leggen we uit hoe je een boekingskalender en reservatieformulier aanmaakt en hoe je meerdere personen per tijdslot toelaat.

1. De module activeren

Voordat je aan de slag gaat, moet de juiste module geactiveerd zijn. Enkel een Paddle medewerker kan de module activeren en configureren. 

1.  de module Webform - Reservations and bookings.

2. Een boekingskalender aanmaken

De boekingskalender bepaalt op welke dagen en tijdstippen bezoekers een reservatie kunnen maken en hoeveel reservaties er maximaal mogelijk zijn.

1. Ga naar Inhoud > inhoud toevoegen.

2. Kies boekingskalender.

3. Vul de titel van de boekingskalender in.

4. Stel de periode in waarin bezoekers kunnen reserveren

5. Configureer de beschikbare tijdsloten

Per dag kan je één of meerdere tijdsloten toevoegen. Geef voor elk tijdslot de volgende gegevens op:

• Dag: de dag waarop het tijdslot beschikbaar is.

• Tijd: het begin- en einduur.

• Label: de naam die bezoekers bij het reserveren te zien krijgen.

• Maximum aantal reservatie: het maximale aantal reservaties voor dit tijdslot.

Je kan bijvoorbeeld de volgende tijdsloten instellen:

Je kan dus meerdere tijdsloten op dezelfde dag voorzien.

6. Vul eventueel bij Label voor volledig volzet een eigen melding in. Deze melding wordt getoond wanneer een tijdslot volzet is.

7. Klik op opslaan in status online

Je boekingskalender is nu aangemaakt.

3. Een reservatieformulier aanmaken

Bezoekers hebben een formulier nodig waarmee ze hun reservatie kunnen doorgeven.

1. Ga naar structuur > webformulieren 

2. Maak een nieuw webformulier aan.

3. Geef het formulier een titel.

4. Klik op bouwen om het formulier op te bouwen.

5. Voeg de gewenste formuliervelden toe

6. Voeg een nieuw element toe.

7. Kies bij de categorie voor het Reservatie via webformulier element

8. Configureer het boekingselement:

   • Titel: geef het element een duidelijke titel, bijvoorbeeld 'Make your reservation'.

   • Boekingskalender: selecteer de boekingskalender die je eerder hebt aangemaakt.

   • Toon aantal vrije plaatsen: vink deze optie aan als je het aantal resterende plaatsen aan bezoekers wilt tonen.

9. Sla het element op.

10. Sla het webformulier op.

4. De reservatiehandler toevoegen

Om ervoor te zorgen dat de ingediende reservaties correct aan de boekingskalender worden gekoppeld, moet je een handler toevoegen.

1. Ga in het webformulier naar instellingen > emails en handlers.

2. Voeg de handler "reservatie toevoegen aan overzicht" toe.

3. Sla de handler op.

Je hoeft hiervoor geen bijkomende opties aan te vinken.

Het reservatieformulier is nu klaar voor gebruik. Bezoekers kunnen een tijdslot selecteren en hun reservatie indienen.

5. Optioneel: De mailhandler voor reservaties toevoegen 

Indien je wenst bevestigingsmails te sturen voor de reservatie kan je hiervoor een mailhandler toevoegen. 

1. Ga in het webformulier naar instellingen > emails en handlers.

2. Voeg de handler "Reservatie e-mail" toe.

3. Sla de handler op.

Hierin staan volgende standaard mails:

1. Mail die verstuurd wordt wanneer de status van de reservatie wijzigt
2. Herinneringsmail voor boeking

Bij beide standaardmails is het mogelijk om zowel het onderwerp als de inhoud van de mails aan te passen. 

6. Meerdere personen per reservatie toelaten

Standaard kan een bezoeker slechts één reservatie per tijdslot maken. Wil je bezoekers de mogelijkheid geven om meerdere personen in één keer in te schrijven? Dan moet je dit activeren in het boekingselement.

1. Ga naar het webformulier.

2. Klik op bouwen.

3. Bewerk het bestaande Reservatie via webformulier-element.

4. Vink de optie "Sta bezoekers toe om meerdere personen in één reservatie voor hetzelfde tijdslot in te schrijven" aan.

5. Stel vervolgens het "Toegelaten aantal reservaties per tijdslot" in.

Je kan hier een minimum- en maximumaantal opgeven.

Bijvoorbeeld:

• Minimum: 2 personen

• Maximum: 6 personen

Dit betekent dat bezoekers per reservatie minimaal 2 en maximaal 6 personen kunnen inschrijven.

6. Sla het element op.

7. Sla ook het webformulier op.

Wat ziet de bezoeker?

Wanneer de bezoeker een beschikbaar tijdslot selecteert, verschijnt een extra veld:

"Aantal inschrijvingen"

Hier kan de bezoeker aangeven voor hoeveel personen hij of zij wil reserveren.

Het minimum- en maximumaantal worden bepaald door de instellingen van het boekingselement.

7. Meerdere tijdsloten reserveren

Het is ook mogelijk om bezoekers meerdere tijdsloten in één formulier te laten selecteren.

Wanneer de optie reservatie voor meerdere dagen geactiveerd is in het boekingselement, kan de bezoeker meerdere beschikbare data en tijdsloten selecteren.

Bij elk geselecteerd tijdslot verschijnt een afzonderlijk veld "aantal reservaties".

De bezoeker kan dus per tijdslot een ander aantal personen opgeven.

De ingestelde minimum- en maximumwaarden worden ook hier per tijdslot toegepast.

Elk geselecteerd tijdslot wordt als een afzonderlijke reservatie geregistreerd.

8. Reservaties beheren via de boekingskalender

Als webadmin kan je alle ingediende reservaties raadplegen via de boekingskalender.

1. Ga naar inhoud

2. Open de gewenste boekingskalender.

3. Klik op het tabblad reservaties.

Hier vind je een overzicht van alle reservaties.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om meerdere personen per reservatie in te schrijven, verschijnt er ook een extra kolom aantal reservaties. Deze kolom toont voor hoeveel personen de reservatie werd gemaakt.

Je kan de reservaties vanuit dit overzicht ook accepteren of beheren.