Persoonsgegevens van inzendingen automatisch verwijderen

INHOUDSOPGAVE

• Waarom zou je persoonsgegevens verwijderen?
• Instellen in het webformulier
• Mogelijke opties van automatisch verwijderen

Waarom zou je persoonsgegevens verwijderen?

In het kader van GDPR (Algemene Verordening Gegevensbescherming) mag je persoonsgegevens slechts voor een korte periode bijhouden. Daar moet je rekening mee houden bij het maken en instellen van een webformulier. 

Afhankelijk van welke gegevens je aan de bezoekers hebt gevraagd in het webformulier, kan het nodig zijn om in te stellen dat de inzendingen automatisch verwijderd worden. 

Je kan bijvoorbeeld volgende opties kiezen

• Inzendingen na een bepaald aantal dagen verwijderen
• Inzendingen steeds op een vaste datum verwijderen
  • Bijvoorbeeld: elke eerste dag van de maand
• Opgelet: eenmaal inzendingen verwijderd zijn uit het CMS, kan je die niet meer terughalen of recupereren

Instellen in het webformulier

1. Ga naar het webformulier in kwestie via Structuur > Webformulieren

Heb je nog geen webformulier gemaakt? Bekijk hier hoe je een webformulier bouwt.

2. Open het webformulier door op de naam te klikken of op 'Bouwen' aan de rechterkant

Je kan ook rechtstreeks naar instellingen vanuit deze lijst met formulieren. Klik naast 'Bouwen' op het pijltje omlaag en kies 'Instellingen'. 

Als je op de naam van het formulier of op 'Bouwen' hebt geklikt: klik dan bovenaan op 'Instellingen'

3. Klik op de instellingen voor 'Inzendingen'

4. Scroll naar beneden tot 'Instellingen voor het verwijderen van inzendingen'

Mogelijke opties van automatisch verwijderen:

• Om een aangepaste (vaste) datum te geven, kies eerst voor de verwijdermethode 'Op een specifieke datum of volgens een interval'. 
  • Vervolgens kies je daaronder bij 'Extra instellingen voor verwijderen' voor de 'timing' 'Aangepast'

•     Daarna zal je een datum kunnen ingeven

• Om de inzendingen dagelijks op een vast tijdstip te verwijderen, kies eerst voor de verwijdermethode 'Op een specifieke datum of volgens een interval'. 
  • Vevolgens kies je daaronder bij 'Extra instellingen voor verwijderen' voor de 'timing' 'Dagelijks' en geef je een tijdstip in.

• Om de inzendingen wekelijks op een vaste dag te verwijderen, kies eerst voor de verwijdermethode 'Op een specifieke datum of volgens een interval'. 
  • Vevolgens kies je daaronder bij 'Extra instellingen voor verwijderen' voor de 'timing' 'Wekelijks' en geef je de dag in waarop de inzendingen mogen worden verwijderd.

• Om de inzendingen maandelijks op een vaste dag te verwijderen, kies eerst voor de verwijdermethode 'Op een specifieke datum of volgens een interval'. 
  • Vevolgens kies je daaronder bij 'Extra instellingen voor verwijderen' voor de 'timing' 'Maandelijks' en kies je het nummer van de dag (van de maand) waarop de inzendingen mogen worden verwijderd.

• Om de inzendingen na een bepaald aantal dagen te verwijderen (bijvoorbeeld telkens 30 dagen na het ontvangen van de inzending), kies voor de verwijdermethode 'Na X aantal dagen'. 
  • Vervolgens kies je bij 'Automatisch opschonen' de status van de inzendingen die automatisch verwijderd mogen worden
    • Geen: het moet niet gebeuren
    • Concept: enkel inzendingen in 'concept' automatisch verwijderen
    • Voltooid: alle inzendingen die verstuurd zijn, krijgen automatisch de status 'Voltooid'
    • Concept en Voltooid: alle inzendingen die de status 'concept' of 'voltooid' hebben, worden verwijderd  
  • Stel daarna in bij 'Dagen om inzendingen te bewaren' hoe lang elke inzending mag worden bewaard. In dit voorbeeld: 30 dagen  

5. Klik onderaan op 'Opslaan'

Opgelet! Verwijderde inzendingen kunnen niet teruggehaald worden!